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Abt. Aktenarchivierung und -verwaltung
Aufbewahrungsfristen
nach dem
Bundesdatenschutzgesetz
service@aktenarchiv.de
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Bundesdatenschutzgesetz
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Kontakt
/ Feedback
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Allgemeines
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| 10 Jahre aufzubewahren sind
Geschäftsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse, die zu Ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweiungen und Organisationsunterlagen sowie die entsprechenden
Buchungsbelege.
Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die
für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre
aufzubewahren. Diese Frist gilt auch für Lohnkonten, sofern sie
nicht Bestandteil der Buchführung sind.
Die
Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres,
in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar
aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief
empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden
ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des
Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das
Wirtschaftsjahr 1999 z.B. im März 2000 durch letzte Eintragungen
abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des
Kalenderjahres 2000. Bei der zehnjährigen Frist dürfen diejenigen
Unterlagen vernichtet werden, deren letzte Eintragung vor dem 1.1.2001
erfolgte; bei der Sechsjahresfrist ist der 1.1.2005 der entsprechende
Stichtag.
Das Ende der Aufbewahrungsfrist tritt nach Ablauf der
jeweiligen Frist ebenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres ein. Nach
Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden,
wenn sie für eine begonnene Aussenprüfung, für eine
vorläufige Steurfestsetzung, für anhängige steuerstraf-
oder bußgeldrechtliche Verfahren, für ein schwebendes oder
auf Grund einer Aussenprüfung zu erwartendes
Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des
Steuerzahlers von Bedeutung sind.
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Unterlagen
zur gesicherten Vernichtung ab dem 01. Januar 2012
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| Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege |
2001
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| Ausgangsrechnungen |
2001
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| Ausfuhrunterlagen |
2005
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| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung |
2001
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| Anlagenvermögensbücher und -karteien |
2001
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| Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben |
2005
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| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung |
2001
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| Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Akkreditive |
2001
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| Abtretungserklärungen nach Erledigung |
2005
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| Abschreibungsunterlagen |
2001
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| Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Buchungsbelege |
2001
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| Buchungsanweisungen |
2001
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| Bilanzunterlagen |
2001
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| Bilanzen (Jahresabschlüsse) |
2001
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| Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Betriebsprüfungsberichte |
2005
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| Betriebskostenrechnungen |
2001
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| Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen |
2001
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| Bestell- und Auftragsunterlagen |
2005
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| Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) |
2001
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| Bankbürgschaften |
2005
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| Bankbelege |
2001
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| Doppel von Rechnungen |
2001
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| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) |
2001
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| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) |
2001
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| Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) |
2005
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| Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
2005
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| Exportunterlagen |
2005
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| Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Eröffnungsbilanzen |
2001
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| Einnahmen-Überschuss-Rechnung |
2001
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| Eingangsrechnungen |
2001
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| Einfuhrunterlagen |
2005
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| Frachtbriefe |
2005
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| Finanzberichte |
2005
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| Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Gutschriften |
2001
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| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) |
2001
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| Grundbuchauszüge |
2001
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| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) |
2001
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| Geschenknachweise |
2005
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| Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) |
2005
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| Geschäftsberichte |
2001
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| Gehaltslisten |
2001
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| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) |
2001
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| Handelsregisterauszüge |
2005
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| Handelsbücher |
2001
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| Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) |
2005
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| Investitionszulage (Unterlagen) |
2005
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| Inventar |
2001
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| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
2001
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| Jahresabschlüsse und Erläuterungen |
2001
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| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) |
2001
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| Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) |
2001
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| Konzernabschlüsse |
2001
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| Kontoauszüge |
2001
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| Kontenregister |
2001
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| Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
2001
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| Kassenzettel |
2005
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| Kassenbücher und –blätter |
2001
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| Kassenberichte |
2001
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| Lohnlisten |
2001
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| Lohnbelege (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Lagerbuchführungen |
2001
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| Lageberichte |
2001
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| Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
2005
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| Mahnungen und Mahnbescheide |
2005
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| Magnetbänder mit Buchfunktion |
2001
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| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
2001
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| Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) |
2001
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| Protokolle (allgemeiner Art) |
2005
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| Preislisten |
2005
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| Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) |
2005
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| Quittungen |
2001
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| Reisekostenabrechnungen |
2001
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| Rechnungen |
2001
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| Steuerunterlagen und Steuererklärungen |
2001
|
| Spendenbescheinigungen |
2001
|
| Schriftwechsel (allgemein) |
2005
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| Schadensunterlagen |
2005
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| Saldenbilanzen |
2001
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| Sachkonten |
2001
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| Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Umsatzsteuervoranmeldungen |
2001
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| Überweisungsbelege |
2001
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| Überstundenlisten |
2005
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| Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
2005
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| Versicherungspolicen |
2005
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| Versand- und Frachtunterlagen |
2005
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| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege) |
2005
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| Vermögensverzeichnis |
2001
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| Verkaufsbücher |
2001
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| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
2001
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| Wechsel (soweit Buchungsbelege) |
2001
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| Wareneingangs- und -ausgangsbücher |
2001
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| Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) |
2001
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| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) |
2001
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| Zollbelege |
2001
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